Transférer le siège social de votre entreprise

Si cette démarche peut offrir de nouvelles opportunités à toute structure qui l’envisage, elle peut également avoir des répercussions majeures sur son fonctionnement et sa croissance.

Il est donc important de ne pas prendre cette démarche à la légère et de bien en comprendre tous les tenants et les aboutissants avant de la réaliser.

Votre entreprise évolue et vous avez besoin de changer de siège social ? Vous vous demandez comment effectuer cette démarche dans les règles ?

Sofradom va vous expliquer tout ce que vous devez savoir pour transférer le siège social de votre entreprise dans les meilleures conditions possibles.

Le siège social est l'adresse officielle d’une entreprise, celle qui figure dans ses statuts et qui sert de référence pour toutes les communications et notifications légales. Elle revêt donc une importance capitale car elle influe sur l’image de l'entreprise, ses obligations fiscales et sociales, ainsi que sur ses relations avec ses partenaires et ses clients.

Cette adresse peut toutefois être amenée à changer une ou plusieurs fois au cours de la vie d’une entreprise en raison de différents évènements tels que :

la fin d’un bail,
la volonté de se rapprocher d'un bassin d'activité,
le besoin de disposer de locaux plus adaptés,
un souhait d'optimiser les coûts,
le désir d’améliorer l’image de l’entreprise grâce à une adresse plus prestigieuse,
…

Quelle que soit la raison qui motive un transfert de siège social, ce changement implique une série de démarches légales et administratives pour assurer la validité du processus et la continuité de l'activité de l'entreprise.

Il est donc essentiel de bien comprendre les implications et les étapes à suivre pour effectuer cette transition en toute conformité.

Avant d'entamer les formalités juridiques et administratives liées au transfert de siège social, il est primordial de préparer minutieusement cette transition.

Il vous faudra pour cela respecter 3 étapes majeures.

Décision de transfert

La première chose à faire dans le cadre d’un transfert de siège social est d’acter la décision de transférer ce dernier. Loin d’être une décision anodine, le transfert doit être mûrement réfléchi et validé par les organes compétents de l'entreprise, selon sa structure juridique.

Les décisionnaires devront donc :

Analyser les avantages et les inconvénients du transfert, en termes stratégiques, financiers et opérationnels.
Consulter les associés, actionnaires ou gérants le cas échéant pour recueillir leur avis et leur consentement.
Vérifier la conformité du nouveau siège social avec les critères légaux et réglementaires.
Préparer un plan d'action détaillé pour organiser le transfert et assurer la continuité de l'activité.

Convocation de l'assemblée générale extraordinaire

Une fois la décision de transfert validée, il est nécessaire de convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour entériner ce changement, Mixte ou sur décision du Dirigeant si les statuts le prévoient.

Dans le cas où une assemblée générale extraordinaire doit être réunie, les étapes suivantes devront être scrupuleusement respectées :

Étape	Délai	Formalités
Convocation des associés ou actionnaires	15 jours pour les SARL Pour les SAS, en général 7 ou 8 jours selon les statuts	Envoi d'une convocation écrite précisant l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de l'assemblée ainsi que les modalités à suivre pour les associés ou actionnaires ne pouvant pas être présents.
Tenue de l'AGE	Jour J	Présence du quorum requis par les statuts ou, à défaut, par la loi.
Vote du transfert	Lors de l'AGE	Vote à la majorité prévue par les statuts ou, à défaut, par la loi.

Vote et procès-verbal

Lors de l'assemblée générale extraordinaire, les associés ou actionnaires sont appelés à donner leur avis et à voter la résolution de transfert de siège social. Le vote se déroule selon les règles propres à chaque forme juridique, en termes de quorum et de majorité requis.

Une fois la résolution adoptée, un procès-verbal de l'AGE doit être rédigé en indiquant les décisions prises et les modifications statutaires approuvées. Ce document doit notamment mentionner :

Les modalités selon lesquelles l’AGE a été convoquée,
Le jour, l’heure et le lieu où a eu lieu l’assemblée,
Les associés présents,
Les documents qui ont été présentés durant l’AGE,
Le résultat du vote.

Et attention à n’oublier aucun détail car le procès-verbal de l'AGE est un document qui servira de base pour les formalités juridiques et administratives ultérieures.

Il est donc essentiel pour la validité et la traçabilité du transfert de siège social.

Lorsque la décision de transfert est entérinée par l'assemblée générale extraordinaire, plusieurs formalités juridiques et administratives doivent être accomplies pour rendre effectif le changement de siège social.

Modification des statuts

Le transfert de siège social implique nécessairement une modification des statuts de l'entreprise.

Cette démarche nécessite généralement de :

Modifier l'article relatif au siège social pour indiquer la nouvelle adresse.
Mettre à jour la date et le lieu de signature des statuts.
Ajouter une mention indiquant la date et les modalités de la décision de transfert (AGE).
Éventuellement, modifier la répartition des parts sociales si le transfert s'accompagne d'une cession ou d'une augmentation de capital.
Si besoin, harmoniser d'autres clauses des statuts pour les adapter au nouveau lieu d'implantation (fiscalité, réglementation locale, etc.).

Publication de l'annonce légale

Pour rendre opposable aux tiers le transfert de siège social, une annonce doit être publiée dans un journal d'annonces légales (JAL) du département du nouveau siège.

À savoir : en cas de déménagement du siège social dans un autre département, l’annonce doit être publiée 2 fois : une fois dans un journal d’annonces légales dans le département d’origine et une autre dans le département d’arrivée.

Pour publier une annonce légale vous devrez :

Choisir un journal habilité à publier les annonces légales dans le département concerné.
Rédiger l'annonce en y incluant les informations essentielles sur le transfert (ancienne et nouvelle adresse, date de l'AGE, etc.).
Envoyer l'annonce au journal et payer les frais de publication (entre 106 euros et 220 euros selon le département et la forme sociale de la société).
Récupérer le justificatif de parution de l'annonce légale.

Mais attention, avant de faire publier votre annonce, vous devrez vérifier qu’elle contient bien toutes les mentions obligatoires.

Contenu de l'annonce

Les annonces légales sont soumises à un certain formalisme et doivent contenir certaines mentions obligatoires pour être valables. Il vous faudra donc veiller à ce que votre avis de transfert de siège social contient impérativement les informations suivantes :

L’intitulé : “ transfert de siège social “,
La dénomination sociale de l'entreprise,
Le nom du représentant légal,
La forme juridique,
Le montant du capital social,
Le numéro RCS et ville d'immatriculation,
Le numéro SIREN,
L’adresse de l’ancien siège social,
La nouvelle adresse du siège social,
La date de l'AGE ayant décidé du transfert,
L’adresse du nouveau greffe du tribunal de commerce duquel dépend l’entreprise suite à son déménagement.

Choix du journal

Il existe plusieurs journaux agréés pour la publication d’annonces légales dans chaque département.

Ce qui signifie que vous pourrez choisir le support dans lequel vous publierez votre annonce parmi la liste des journaux habilités à publier des annonces légales dans le département concerné.

Il est recommandé de choisir un journal largement diffusé et reconnu, afin de garantir une bonne publicité du transfert de siège social.

La dernière étape des formalités juridiques et administratives consiste à déclarer le transfert de siège social auprès du Guichet Unique de l’INPI.

Pour cela vous devrez :

Remplir le formulaire unique de déclaration de modification sur le site de l’INPI.
Joindre les pièces justificatives au dossier de transfert (statuts modifiés, procès-verbal de l'AGE, justificatif de jouissance des locaux, etc.).
Régler les frais d'enregistrement (généralement entre 192 euros 250 euros selon la forme juridique).

Formulaire en ligne et pièces justificatives

Le formulaire en ligne du Guichet Unique est le document officiel pour déclarer une modification au RCS. Il doit être accompagné d’un certain nombre de pièces justificatives qui varient selon la forme juridique de l'entreprise, mais comprennent généralement :

Un exemplaire des statuts modifiés,
Une copie du procès-verbal de l'AGE ayant décidé du transfert,
Un justificatif de jouissance des locaux du nouveau siège (bail, titre de propriété, etc.),
Une copie de l'annonce légale publiée,
Le contrat de domiciliation.

Enregistrement et frais associés

Une fois le dossier complet déposé, il faudra vous acquitter des frais liés à la démarche pour que le Guichet Unique procède ensuite à l'enregistrement du transfert de siège social et à la mise à jour des informations au RCS.
Lorsque l'enregistrement est effectué, le greffe du tribunal de commerce délivre ensuite un Kbis mentionnant l'adresse du nouveau siège social, ainsi qu'un certificat de non-inscription au RCS de l'ancien siège.

Si les grandes étapes du transfert de siège social sont communes à toutes les entreprises, certaines particularités s'appliquent selon la forme juridique. C’est notamment le cas pour les SARL, les SA, les SAS et les SCI.

SARL

Pour une société à responsabilité limitée (SARL), le transfert de siège social peut être décidé par le gérant seul s’il a lieu au sein du même département et si les statuts le prévoient.

La décision doit en revanche être prise à la majorité des associés lors d’une assemblée générale extraordinaire si l’entreprise déménage dans un autre département (et à l’unanimité s’il s’agit d’un transfert international).

SA

Dans une société anonyme (SA), le transfert de siège social relève de la compétence du conseil d'administration ou du directoire, sauf clause contraire des statuts.

La décision doit toutefois être entérinée par les associés réunis en assemblée générale ordinaire.

SAS

En ce qui concerne les Sociétés par Actions Simplifiée (SAS), les modalités de décision et les formalités de transfert de siège social sont librement fixées dans les statuts.

Le président, les associés ou encore l’associé majoritaire seul peut donc prendre cette décision sans avoir à recueillir l’accord d’un tiers (sauf disposition statutaire contraire).

SCI

Pour une société civile immobilière (SCI), le transfert de siège social est décidé par l'assemblée générale extraordinaire des associés, statuant à la majorité requise pour les modifications statutaires.

Vous l’aurez compris, le transfert du siège social d’une société obéit à certaines spécificités qui peuvent varier en fonction du statut social de l’entreprise. Il peut donc être difficile de s’y retrouver… Or toute erreur pourrait avoir de lourdes conséquences pour votre entreprise, c’est pourquoi il est recommandé de se faire assister par un professionnel du droit pour s'assurer de la conformité des démarches.

Au-delà des formalités juridiques et administratives, le transfert de siège social peut avoir des conséquences importantes sur le fonctionnement de l'entreprise, qu'il s'agisse des contrats en cours, des obligations fiscales et sociales ou de la gestion interne.

Sur les contrats en cours

En principe, le transfert de siège social n'entraîne pas la résiliation ou la modification automatique des contrats en cours.

Certaines clauses spécifiques peuvent toutefois être liées à l’adresse de l’entreprise. Il est donc recommandé de :

Informer les cocontractants du changement d'adresse, par courrier recommandé avec accusé de réception.
Vérifier les clauses des contrats relatifs au lieu d'exécution ou à la loi applicable, qui pourraient être impactées par le transfert.
Renégocier certains contrats, si nécessaire, pour tenir compte de la nouvelle localisation de l'entreprise.

Sur les obligations fiscales et sociales

Le transfert de siège social peut avoir des conséquences sur les obligations fiscales et sociales de la société, notamment si ce dernier change de département.

Un transfert de siège social dans un autre département peut par exemple entraîner un changement de taux de CFE (cotisation foncière des entreprises) ou de versement mobilité.

Il convient donc de :

Vérifier les éventuels changements de régime fiscal ou social applicables dans le nouveau département ou la nouvelle région.
Mettre à jour les informations auprès des caisses de retraite et de prévoyance, des mutuelles, etc.

Sur les employés et la gestion interne

Le transfert de siège social peut avoir des répercussions sur l'organisation interne de l'entreprise et sur ses salariés.

C’est pourquoi il est important de :

Informer et consulter les instances représentatives du personnel (CSE, délégués syndicaux, etc.) sur le projet de transfert et ses modalités.
Anticiper les éventuels impacts sur les contrats de travail (lieu de travail, mobilité, etc.) et négocier des avenants si nécessaire.
Mettre en place un plan d'accompagnement des salariés (aide à la mobilité, prime de déménagement, etc.).
Adapter l'organisation interne et les procédures à la nouvelle implantation géographique.

Un transfert de siège social bien préparé et accompagné permet de minimiser les perturbations pour les salariés et de maintenir la cohésion des équipes.

Si le transfert de siège social à l'intérieur du territoire français obéit à des règles bien établies, le transfert à l'étranger soulève des questions spécifiques, tant sur le plan juridique que pratique.

Respecter les dispositions légales et bien préparer l’opération

Le transfert international d'un siège social implique le respect de nombreuses dispositions légales, à la fois dans le pays de départ et dans le pays d'accueil. Il est donc primordial de bien se préparer en amont pour s'assurer de la conformité de la démarche.

Parmi les principales exigences légales à prendre en compte figurent :

La vérification des conditions de validité du transfert au regard du droit des sociétés applicable dans chaque pays.
L'obtention des autorisations administratives nécessaires, notamment en matière de droit des investissements étrangers et de contrôle des changes.
La mise en conformité des statuts de la société avec la législation du pays d'accueil.
La désignation d'un représentant légal dans le pays d'accueil, si nécessaire.
La vérification des conséquences fiscales et sociales du transfert, et l'anticipation des démarches déclaratives à effectuer.

Accomplir les formalités spécifiques de dissolution et création

Le transfert international d'un siège social implique généralement la dissolution de la société dans son pays d'origine et la création d'une nouvelle entité dans le pays d'accueil. Ces formalités spécifiques doivent être accomplies dans le respect des règles applicables dans chaque pays.

La dissolution de la société dans le pays de départ nécessite notamment :

La convocation d'une assemblée générale extraordinaire pour approuver la dissolution et le transfert.
La publication d'un avis de dissolution dans un JAL.
La déclaration de cessation d'activité auprès des administrations compétentes (greffe du tribunal de commerce, fiscalité, sécurité sociale, etc.).
La clôture des comptes et la réalisation des formalités de radiation.

La création de la nouvelle entité dans le pays d'accueil implique de suivre les formalités de constitution propres à la forme juridique choisie, qui peuvent inclure :

La rédaction et la signature des statuts.
La libération du capital social.
La nomination des dirigeants.
L'immatriculation auprès du registre du commerce et des sociétés.
L'accomplissement des formalités de publicité légale.

Ces formalités peuvent être complexes et chronophages, d'où l'importance de bien les anticiper et de se faire accompagner par des professionnels compétents.

Qu'est-ce qu'un transfert de siège social ?

Un transfert de siège social est une opération juridique par laquelle une société décide de déplacer son siège social d'un lieu à un autre, tout en conservant sa personnalité morale. Ce transfert peut s'effectuer au sein d'une même ville, d'un département à un autre, ou même d'un pays à un autre.

Quelles sont les principales raisons de transférer le siège social d’une société ?

Les motivations d’un transfert de siège social sont diverses mais les principales sont :

Le souhait de se rapprocher d'un bassin d'activité économique,
La volonté d’optimiser sa situation fiscale,
Le désir de bénéficier d'aides et de subventions locales, ou encore le souhait d’améliorer son image de marque.

Le transfert peut également être rendu nécessaire par des contraintes immobilières, comme la fin d'un bail commercial ou l'inadaptation des locaux actuels.

Quelles sont les conséquences juridiques d'un transfert de siège social ?

Le transfert de siège social entraîne une modification des statuts de la société, qui doit faire l'objet d'une décision des associés en assemblée générale extraordinaire.

Il peut également avoir des conséquences sur :

les contrats en cours,
les inscriptions au registre du commerce et des sociétés,
ainsi que sur les formalités administratives et fiscales à accomplir.

Quelles sont les étapes clés d'un transfert de siège social ?

Les principales étapes d’un transfert de siège social sont :

la préparation du projet de transfert,
la convocation de l'assemblée générale extraordinaire pour approuver la modification des statuts,
la réalisation des formalités de publicité légale (annonce dans un journal d'annonces légales, demande de transfert et dépôt du dossier sur le site de l’INPI, etc.),
la mise à jour des documents sociaux et commerciaux,
et enfin, l'organisation pratique du déménagement.

Services en ligne et formulaires

Pour vous aider dans vos démarches de transfert de siège social, vous pouvez vous appuyer sur les services en ligne suivants :

Le site internet de l’INPI, pour les formalités d'immatriculation et de radiation.
Le site internet de l'administration fiscale, pour les démarches déclaratives et le paiement des droits et taxes.

Ces ressources en ligne vous permettront de gagner du temps et de simplifier vos démarches administratives. N'hésitez pas à les consulter et à les utiliser.

Enfin, n’oubliez pas : N'hésitez pas à vous entourer de professionnels compétents et expérimentés pour sécuriser votre projet de transfert de siège social et en faire une réussite.

Les informations diffusées ci-dessus sont purement indicatives et n'ont pas de caractère exhaustif. Bien que nous apportions une attention particulière à leur rédaction et à leur actualisation régulière, elles ne peuvent nullement engager la responsabilité de Sofradom.

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Transfert de siège social d'une entreprise

Le transfert de siège social : de quoi s’agit-il ?