PV création association : modèle et conseils pour rédiger un procès-verbal de création

Le procès-verbal (PV) de création d’association est un document qui rend compte du déroulé de l’assemblée générale constitutive d’une association.

Indispensable lors de la déclaration en préfecture, ce document marque en quelque sorte le départ de votre association et revêt une importance capitale pour la suite de votre aventure associative. Il faut donc le rédiger avec le plus grand soin pour offrir à votre projet toutes les chances de réussite.

Vous avez décidé de monter une association ? Vous vous demandez ce qu’est un PV de création d’association et comment le rédiger ? Sofradom vous explique en détail comment rédiger le PV d’AG constitutive d’une association dans les règles de l’art.

Qu’est-ce qu’un PV de création d’association ?

Le PV de création d’association est tout simplement le compte-rendu écrit et détaillé de la toute première assemblée générale de votre association, dite assemblée constitutive.

Il retrace les échanges, les votes et décisions clés qui ont marqué cette première réunion fondatrice (approbation des statuts, nomination des dirigeants, adoption du budget prévisionnel, etc.)

Le procès-verbal, un élément indispensable à l’officialisation de la constitution d’une association

Bien plus qu’un simple compte-rendu, le PV d’AG constitutive revêt une portée juridique forte. Il officialise la naissance de l’association et prouve que les fondements de votre structure ont été validés démocratiquement, dans le respect de la loi 1901.

En tant que tel, ce document rédigé par le secrétaire et signé par le président pourra donc vous être demandé à plusieurs occasions et notamment pour :

• Déclarer l’association en préfecture et obtenir un récépissé officiel.
• Ouvrir un compte bancaire au nom de l’association.
• Demander des subventions publiques.
• Ester en justice en cas de litige.
• Souscrire un contrat d’assurance pour les activités associatives.

En bref, ce document est indispensable pour que votre association acquière une existence légale et puisse bénéficier d’un certain nombre de droits et pouvoirs.

Dans quels cas le PV d’AG constitutive est-il obligatoire ?

La rédaction d’un PV de création est obligatoire dès lors qu’une assemblée générale constitutive a lieu. 

Et s’il est vrai que cette réunion ne comporte pas un caractère obligatoire pour toutes les associations, certaines sont toutefois tenues de s’y conformer. C’est notamment le cas pour :

• Les associations communales et intercommunales agréées de chasse.
• Les associations sportives professionnelles.

Mais attention, que l’objet de votre association vous y oblige ou non, la tenue de cette réunion reste dans les faits quasiment indispensable puisqu’elle permet de définir les contours de votre future association et présenter les documents nécessaires à son immatriculation. C’est pourquoi il est fortement recommandé de la réaliser.

Quelles sont les différences entre le PV de création et le PV d’assemblée générale ?

Souvent perçus comme un seul et même document, les PV de création et d’assemblée générale n’ont pourtant pas la même finalité. Ils ne doivent donc pas être confondus.

Ce petit tableau vous aidera à facilement comprendre les principales différences entre ces 2 types de procès-verbaux :

	PV de création	PV d’AG
Récurrence	Unique (au moment de la constitution de l’association)	Annuelle (au minimum)
Obligatoire	Oui	Non
Objectifs	Dresser la liste des membres de l’association Prouver que l’association s’est constituée dans le respect les règles imposées	Prouver que les décisions ont été prises dans le respect des règles. Informer les membres et tiers non présents des décisions prises

Pour faire simple, si le PV d’AG constitutive pose les fondations, les PV d’AG permettent de piloter l’association dans la durée et de garder une traçabilité des décisions.

Les éléments essentiels à inclure dans le PV d’AG constitutive d’une association

Comme tout document pourvu d’une valeur juridique, le procès-verbal se doit de respecter un certain formalisme et doit donc comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

La date et le lieu de la réunion de constitution de l’association

Le PV doit impérativement mentionner la date exacte et le lieu précis où s’est tenue l’assemblée générale constitutive de l’association.

Ces informations permettent tout simplement d’attester que la réunion de constitution a bien eu lieu physiquement et à un instant T.

La date et le lieu peuvent être placés :

• En tête du document dans une formule telle que : « Le (date), à (heure), s’est réunie au (Adresse), l’assemblée générale constitutive de l’Association (Nom de l’Association) régie par la loi (n° de la loi). »
• En toute fin du document, avant les signatures du président et du secrétaire, sous la forme suivante : “Fait à (lieu), le (date)”. 

La liste des membres fondateurs présents ainsi que les identités du président et du secrétaire

Pour être valable, le procès-verbal d’assemblée constitutive doit également lister précisément l’identité des membres fondateurs présents lors de l’AG, avec, a minima, leurs noms, prénoms et adresses.

Bien plus qu’une simple liste, cette mention permet surtout de prouver que le quorum était atteint et que tous les membres indispensables à la structure étaient présents pour acter la création de l’association et en approuver les statuts.

Cette liste peut être rédigée comme suit :

« Sont présents :

• Nom du membre fondateur + adresse.

• Nom du membre fondateur + adresse.

• etc. »

Le document doit ensuite préciser l’identité du Président ainsi que du Secrétaire de l’association dans une formule telle que :

“Les membres réunis désignent (Nom Prénom) en tant que président de séance et (Nom Prénom) en tant que secrétaire de séance”.

L’ordre du jour de la réunion de constitution

Le procès-verbal doit ensuite retranscrire l’ordre du jour de l’AG constitutive, point par point, afin de pouvoir retracer fidèlement le déroulement des échanges.

Celui-ci, défini en amont par les membres fondateurs, liste les sujets à aborder et permet de structurer les débats.

Il peut par exemple prendre la forme suivante :

“Le président rappelle que les membres réunis en assemblée générale constitutive sont appelés à statuer sur l’ordre du jour suivant :

• Débat et approbation des statuts.

• Élection des membres du bureau (président, trésorier, secrétaire).

• Fixation du montant des cotisations.

• Questions diverses.

1. …”

L’approbation des statuts et la désignation des membres du bureau

Le PV doit ensuite impérativement détailler deux décisions majeures : l’approbation des statuts et la nomination des dirigeants.

L’approbation des statuts de l’association

Les statuts constituent la colonne vertébrale de l’association. Ils définissent :

• son objet,
• ses règles de fonctionnement,
• les droits et devoirs des membres.

C’est pourquoi le PV doit acter que le projet de statuts a été lu, débattu et approuvé par les membres fondateurs.

Cela peut par exemple se faire sous la forme suivante :

• « Première résolution : L’assemblée générale adopte les statuts dont le projet a été présenté et discuté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité des membres fondateurs présents.« 

Élection des dirigeants : président, trésorier, secrétaire

Toute association a besoin d’un « bureau » pour la représenter et l’administrer. Le PV devra donc également acter l’élection des principaux dirigeants de la structure :

• Le président : il incarne l’association et peut agir en justice en son nom.
• Le trésorier : il gère les finances et tient la comptabilité.
• Le Secrétaire : il veille au bon fonctionnement administratif.

Cela peut par exemple se faire selon une formulation du type :

• « Deuxième résolution : L’assemblée générale constitutive désigne comme membres du bureau : (Nom Prénom) en qualité de Président, (Nom Prénom) en qualité de Trésorière, (Nom Prénom) en qualité de Secrétaire. Cette résolution est approuvée à la majorité des voix, avec X pour et X abstentions.« 

Précisez aussi la durée des mandats. En général les dirigeants sont élus pour 1 an, jusqu’à la prochaine assemblée générale.

Les résolutions adoptées et les décisions importantes

Après avoir retranscrit les premières résolutions relatives aux statuts et à l’élection des membres, le PV doit retracer l’ensemble des résolutions adoptées lors de l’assemblée générale constitutive, dans l’ordre chronologique des votes.

Il faudra pour chacune, détailler la teneur de la résolution et le résultat des votes (nombre de votes pour, contre, abstentions).

Parmi les résolutions les plus fréquemment débattues lors des assemblées constitutives figurent notamment :

• La fixation du montant des cotisations annuelles.
• L’agrément des nouveaux membres.
• Le budget prévisionnel pour le 1er exercice.
• Les actions prioritaires de lancement.

La signature des membres fondateurs

Enfin, pour être valide, le PV doit être signé par les 2 membres nécessaires à la constitution de l’association que sont le président et le secrétaire de séance afin d’attester qu’ils ont assisté à la réunion, participé aux débats et approuvé les décisions actées.

Modèle de PV d’assemblée générale constitutive d’une association

Un PV mal rédigé peut retarder la création de votre association et entraîner des difficultés dans la vie de cette dernière (obtention de subventions, prêts, etc.). C’est pourquoi il faut absolument veiller à ce que le formalisme du procès-verbal soit respecté et que toutes les mentions obligatoires y figurent.

Exemple de procès-verbal d’AG constitutive

Procès-verbal de l’Assemblée Générale Constitutive de l’Association [Nom de l’association] régie par la loi (Loi n°***)

Le [date], à [heure], les membres fondateurs de l’association « [Nom] » se sont réunis en assemblée générale constitutive au [adresse précise].

Sont présents :

• [Prénom Nom, adresse]
• [Prénom Nom, adresse]
• [Prénom Nom, adresse]

L’assemblée générale désigne [Prénom Nom] en qualité de président de séance et [Prénom Nom] en qualité de secrétaire de séance.

Le président rappelle l’ordre du jour :

1. Présentation du projet de création de l’association
2. Lecture, débat et adoption des statuts
3. Élection des membres du bureau
4. Fixation du montant des cotisations annuelles
5. Actions prioritaires pour le lancement de l’association
6. Questions diverses

Après avoir délibéré, l’assemblée générale constitutive adopte les résolutions suivantes :

Première résolution : L’assemblée générale adopte les statuts dont le projet a été présenté et discuté. Cette résolution est adoptée à l’unanimité. Les statuts sont annexés au présent procès-verbal.

Deuxième résolution : L’assemblée générale constitutive élit comme membres du bureau pour une durée de [X] an(s) :

• Président : [Prénom Nom]
• Trésorier : [Prénom Nom]
• Secrétaire : [Prénom Nom]
  Cette résolution est adoptée à [l’unanimité / X voix pour, X abstentions].

Troisième résolution : L’assemblée générale fixe le montant de la cotisation annuelle à [X] euros. Cette résolution est adoptée à [l’unanimité / X voix pour, X abstentions].

Quatrième résolution : L’assemblée générale mandate le bureau pour accomplir les démarches nécessaires à la déclaration de l’association et à l’ouverture d’un compte bancaire. Cette résolution est adoptée à [l’unanimité / X voix pour, X abstentions].

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à [heure].

Le présent procès-verbal a été dressé et signé par le président et le secrétaire de séance.

Fait à [ville], le [date]

[Signature Président + mention « Lu et approuvé »]
[Signature Secrétaire + mention « Lu et approuvé »]
[Signatures des autres membres fondateurs présents]

Modèle de structure pour un PV de constitution d’association

Hormis les mentions obligatoires et quelques règles de formalisme, chaque association est libre de rédiger son PV comme elle l’entend. Il est toutefois préférable de procéder de manière ordonnée et de suivre une structure logique, telle que :

1. Nom de l’association et type d’assemblée (constitutive).
2. Date, heure et lieu de la réunion.
3. Liste des membres fondateurs présents (nom, prénom, adresse).
4. Désignation du président et du secrétaire de séance.
5. Rappel de l’ordre du jour.
6. Numérotation et exposé des résolutions adoptées (avec le détail des votations pour chaque résolution).
7. Montant des cotisations fixé.
8. Élection des membres du bureau (noms et fonctions).
9. Mandats et pouvoirs donnés au bureau.
10. Heure de fin de séance.
11. Signatures du président, du secrétaire et des participants présents.

Ce squelette de PV s’adapte à la plupart des structures associatives mais peut bien évidemment être complété en fonction des besoins de chaque structure.

Conseils pour adapter le modèle à votre association

Si les modèles et structures de PV fournis peuvent convenir à la majorité des associations, chaque structure conserve ses spécificités. Il est donc possible d’adapter le procès-verbal aux spécificités de votre association.

Pour ce faire vous pouvez par exemple :

• Ajouter le logo de l’association s’il a déjà été créé et adopté.
• Préciser le type d’association (loi 1901, association reconnue d’utilité publique…).
• Joindre la liste d’émargement signée par tous les participants.
• Si besoin, annexer le rapport moral et financier des membres fondateurs.
• Pour une association sportive, mentionner l’affiliation à une fédération le cas échéant.
• En cas de modification des statuts, joindre la version intégrale des nouveaux statuts.
• Ne pas hésiter à détailler les débats s’ils ont été animés, dans un souci de transparence.

Procédures administratives liées au PV d’AG constitutive

Une fois votre PV rédigé, signé et approuvé, la création de votre association est sur la bonne voie. Mais attention, cela ne veut pas pour autant dire que vous pourrez vous arrêter là… Il vous faudra en effet effectuer quelques formalités administratives complémentaires pour officialiser l’existence de votre structure.

Le dépôt du PV et des statuts pour la déclaration en ligne (ou en préfecture)

Après l’assemblée générale constitutive, vous devrez déclarer votre association en ligne ou par courrier auprès de la préfecture ou sous-préfecture dont elle dépend.

Il vous faudra pour cela fournir plusieurs documents essentiels :

• Le formulaire Cerfa n°13973*04.
• Un exemplaire des statuts datés et signés.
• Une copie du PV de l’assemblée constitutive.
• Une liste des dirigeants (noms, prénoms, adresses, fonctions).
• Une enveloppe timbrée à l’adresse de l’association pour l’envoi du récépissé (si la demande est effectuée par courrier).

Après avoir fourni votre dossier rempli et tous les documents essentiels, vous recevrez alors, sous environ 5 jours, un récépissé de déclaration avec un numéro RNA (Répertoire National des Associations) officialisant la naissance de votre association.

Les formalités à suivre après avoir rédigé le PV d’AG constitutive

La rédaction du PV et la déclaration en préfecture constituent les principales formalités qu’il vous faudra accomplir pour créer votre association. Certaines démarches complémentaires pourront ou devront (selon les cas) cependant être accomplies en parallèle.

Il faudra notamment :

• Publier une annonce de constitution au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise (cette démarche gratuite ne vous incombe normalement pas, la préfecture se charge de la transmettre à la Dila (Direction de l’Information Légale et Administrative) au moment de la réception de votre dossier)
• Ouvrir un compte bancaire au nom de l’association (le PV et le récépissé seront demandés).
• Faire une demande d’immatriculation INSEE pour obtenir un numéro SIRET (seulement si l’association emploie des salariés ou exerce des activités commerciales).
• Souscrire un contrat d’assurance pour couvrir les activités de l’association et ses membres.

La conservation et l’archivage du PV de création d’association

Le PV constitutif a une valeur juridique qui dépasse sa simple rédaction. Ce qui signifie qu’il s’agit d’un document officiel qui pourra vous être demandé à de multiples occasions :

• Pour toute modification statutaire.
• Pour une demande d’agrément ou de subvention.
• En cas de litige ou de conflit.
• Pour un contrôle de l’administration fiscale.

Vous devrez donc veiller à précieusement en conserver l’original, durant toute la vie de l’association.

Questions fréquentes sur le PV d’AG constitutive d’une association

Vous avez encore des questions sur le PV d’assemblée constitutive d’une association ? Sofradom vous répond !

Le PV d’AG constitutive est-il obligatoire pour toutes les associations ?

Oui et non. La rédaction d’un PV de création est obligatoire dès lors qu’une assemblée générale constitutive est tenue.

Or, toutes les structures associatives ne sont pas contraintes de tenir ce genre d’assemblée. Celles qui n’y sont pas contraintes et décident de s’en affranchir peuvent donc ne pas rédiger de PV de création.

Certaines d’entre elles ne pourront en revanche pas échapper à cette formalité. C’est notamment le cas pour :

• les associations reconnues d’utilité publique (ARUP).
• les fédérations sportives agréées.
• les associations de chasse.

Mais attention, même si, en théorie, toutes les associations ne sont pas tenues de tenir ce genre d’assemblée, le PV constitutif est en pratique incontournable pour toutes les structures déclarées, ne serait-ce que pour ouvrir un compte bancaire.

Qui doit signer le PV de création d’association ?

Le PV doit impérativement être signé par le président et le secrétaire de séance nommés lors de l’AG constitutive.

L’usage veut qu’il soit aussi paraphé par tous les membres fondateurs présents, pour attester de leur accord avec les décisions prises.

Comment modifier un PV de création après son dépôt ?

La modification a posteriori d’un PV constitutif déjà adopté est délicate. Elle doit répondre à un motif légitime : erreur matérielle, ajout d’une mention obligatoire oubliée…

Il faudra convoquer une nouvelle AG extraordinaire pour faire voter la modification. Un avenant au PV initial sera rédigé, détaillant la modification, sa justification ainsi que le résultat des votes.

Combien de temps faut-il conserver le PV de création ?

Le PV de création doit être précieusement conservé pendant toute la durée de vie de l’association, sans limite de temps donc.

Conclusion : Assurez une création d’association bien documentée avec un PV précis

Pour résumer, le PV de création est l’un des documents essentiels à la création d’une association. Au-delà d’une exigence légale, c’est un acte fondateur qui légitime le projet associatif et fédère ses membres.

• Le PV constitutif est indispensable pour déclarer l’association.
• La déclaration de l’association lui permet d’acquérir la personnalité morale et de jouir de droits propres.
• En tant que document à valeur probante, le PV doit contenir certaines mentions obligatoires.
• Le PV peut vous être demandé tout au long de la vie de l’association (en cas de contrôle de l’administration fiscale, de demande de subvention…).