Formalités d’une association : toutes les étapes essentielles

Facile à créer et avantageuse à bien des égards, l’association constitue une structure idéale pour regrouper un ensemble de personnes autour d’un projet qui leur tient communément à cœur.

Aussi facile soit elle à créer et à administrer, ce type de structure impose toutefois à ses dirigeants de remplir un certain nombre de formalités tout au long de son existence. Et si aucune d’entre elles n’est compliquée, elles peuvent cependant s’avérer quelque peu déroutantes pour quiconque n’est pas familier du monde administratif…

Vous vous apprêtez à monter une association et vous vous demandez quelles sont les démarches dont il faudra vous occuper ? De la rédaction des statuts au dépôt du dossier, en passant par la publication au Journal Officiel, Sofradom vous donne toutes les formalités à effectuer pour lancer et développer votre association dans les meilleures conditions possibles.

Qu’est-ce qu’une association et pourquoi est-il important de maîtriser ses formalités ?

Une association est un regroupement de plusieurs personnes qui mettent en commun leurs connaissances et leurs activités au service d’une mission à but non lucratif. Soumise à un cadre juridique souple et peu contraignant, ce type de structure nécessite tout de même de respecter certaines formalités de création et de gestion pour pouvoir effectuer certains actes essentiels.

Définition et types d’associations en France

Une association est définie par l’article 1 de la loi de 1901 comme « la convention par laquelle deux ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une façon permanente, leurs connaissances ou leur activité dans un but autre que de partager des bénéfices. »

Si plupart des associations choisissent le statut d’association déclarée, qui offre une bonne souplesse tout en permettant de bénéficier des avantages liés à la personnalité morale, ce type d’association n’est cependant pas le seul qui existe.

Ce qui signifie que les porteurs de projets auront le choix entre plusieurs types de structures associatives :

Type d’association	Caractéristiques	Exemples
Association non déclarée	Pas de démarche, pas de personnalité morale	Association de fait
Association déclarée	Déclaration, personnalité morale	La majorité des associations
Association d’utilité publique	Reconnaissance par décret, statut fiscal dérogatoire	Croix-Rouge, Restos du Cœur
Association agréée	Agrément par une autorité publique, avantages spécifiques	Association sportive, de consommateurs

À quoi servent les formalités d’une association ?

Monter une association sans suivre de formalités est en principe possible. Ce type d’association dite “non déclarée” ne dispose cependant d’aucun droit et possède des capacités très limitées.

Beaucoup de porteurs de projets préfèrent donc opter pour une forme d’association déclarée pour permettre à cette dernière d’acquérir la personnalité morale et de bénéficier :

• D’une crédibilité renforcée : En accomplissant ses démarches de création officielles, une association gagne en légitimité et en crédibilité vis-à-vis de ses partenaires (administrations, banques, donateurs, bénévoles…).
• D’un accès aux subventions publiques : Pour pouvoir prétendre aux subventions des collectivités locales et de l’Etat, une association doit impérativement être déclarée.
• D’une meilleure protection juridique : Le fait de déposer ses statuts confère à l’association la personnalité morale, distincte de celle de ses représentants. Cela lui permet d’avoir un patrimoine propre et d’exercer des droits (acheter, vendre, ouvrir un compte bancaire, agir en justice…).

Les risques liés au non-respect des règles de formalité d’une association

Peu nombreuses et moins compliquées à réaliser que celles d’une entreprise, les différentes démarches liées à la vie d’une association doivent cependant être menées avec le plus grand soin, faute de quoi la structure pourrait encourir :

• Une possible dissolution administrative.
• L’engagement de la responsabilité personnelle des dirigeants. En cas de problème (dettes, conflits…), leur patrimoine personnel peut ainsi être saisi.
• Une suspension de ses subventions et un remboursement de celles déjà perçues.

Ne pas prendre au sérieux le formalisme lié à la création et au fonctionnement peut donc vite transformer le rêve associatif en cauchemar juridique et financier.

Les étapes pour créer une association loi 1901

Tout porteur de projet qui souhaite créer une association déclarée devra impérativement réaliser plusieurs étapes essentielles :

1. Rédiger les statuts.
2. Désigner les membres du bureau.
3. Déclarer l’association.
4. Publier un avis de constitution au Journal Officiel.
5. Accomplir les autres démarches (assurance, banque…).

Rédiger les statuts de l’association

Véritable fondement d’une association, les statuts fixent les règles de fonctionnement et d’organisation de la structure.

Obligatoires pour procéder à la déclaration de l’association, leur rédaction est libre mais il doivent tout de même comporter un certain nombre de mentions obligatoires au rang desquelles figurent notamment :

• Le nom,
• L’objet social de l’association,
• Son siège social.

Malgré la grande liberté laissée au rédacteur des statuts, il lui est toutefois conseillé d’être le plus précis possible pour éviter tout conflit d’interprétation. Vous pourrez notamment pour cela inclure des clauses complémentaires telles que :

• Les conditions d’adhésion des membres.
• Les règles de gouvernance (assemblée générale, conseil d’administration…).
• Les modalités de modification des statuts et de dissolution.

Vous avez peur d’oublier des mentions obligatoires ou essentielles ? Rassurez-vous, Sofradom a pensé à vous et vous a préparé un modèle de statuts que vous pourrez adapter à vos besoins afin de vous assurer de la réussite de votre projet.

Choisir et nommer les représentants de l’association

Une fois son cadre statutaire défini, l’association doit ensuite choisir ses représentants, traditionnellement appelés « le bureau ».

Ce dernier doit être au minimum composé des 2 fondateurs mais se constitue plus généralement de 3 personnes qui se répartissent les rôles comme suit :

• Le président qui représente l’association et doit :
  • Présider les assemblées générales et le conseil d’administration.
  • Veiller au respect du règlement et à la bonne gestion de l’association.
  • Rendre compte de son action devant les instances dirigeantes.
• Le secrétaire qui est chargé des tâches administratives et doit notamment :
  • Envoyer les convocations aux réunions.
  • Rédiger les comptes-rendus et procès-verbaux.
  • Tenir le registre spécial.
  • Procéder aux déclarations obligatoires.
• Le trésorier qui s’occupe de gérer les finances de la structure et doit à ce titre :
  • Effectuer les opérations de dépenses et de recettes.
  • Tenir une comptabilité régulière de toutes les opérations.
  • Préparer le budget prévisionnel à faire voter en AG.
  • Présenter les comptes annuels (bilan, compte de résultat) à l’AG.

Et attention car, accepter d’être dirigeant d’une association implique d’importantes responsabilités légales puisque :

• Sur le plan civil, les dirigeants peuvent être tenus pour responsables :

• Des infractions aux dispositions législatives ou réglementaires.
• Des violations des statuts.
• Des fautes de gestion.

Ce qui signifie qu’en cas de préjudice, ils doivent le réparer sur leurs deniers personnels. Leur patrimoine propre est donc en jeu.

• Sur le plan pénal, des sanctions sont possibles en cas de :

• Abus de confiance.
• Escroquerie.
• Faux et usage de faux.
• Abus de biens sociaux.

Les membres mis en cause peuvent donc risquer des amendes et des peines de prison.

Mais rassurez-vous, dans les faits, ces risques sont quasiment inexistants si vous respectez le règlement, que vous agissez avec prudence et diligence et que vous gérez l’association en toute transparence.

Déclarer l’association auprès des autorités

Après avoir rédigé les statuts et choisi les membres de la direction, vous pourrez ensuite procéder à la déclaration de votre association en ligne ou en préfecture afin que cette dernière acquière une existence légale.

Où et comment faire la déclaration en préfecture ?

La déclaration peut se faire en ligne ou à la préfecture du siège social de l’association.

Quel que soit le mode de déclaration choisi, vous devrez impérativement :

1. Remplir les formulaires Cerfa n°13973*04 et 13971*03.
2. Joindre les documents requis (voir ci-dessous).
3. Valider votre demande en ligne, déposer ou envoyer le dossier à la préfecture.
4. Attendre le récépissé de déclaration.

Documents requis pour la déclaration

Pour déclarer votre association, vous devez fournir :

• Un exemplaire des statuts signés par au moins 2 fondateurs.
• Le formulaire Cerfa n°13971*03 rempli et signé.
• Le formulaire Cerfa n°13973*04.
• Un exemplaire du PV de l’assemblée générale constitutive de l’association.
• La liste des membres de la direction.
• Une enveloppe affranchie (20g) en cas de demande par courrier.

Pensez à conserver une copie de l’intégralité des documents avant dépôt.

Publier la création de l’association au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise

Enfin, pour pouvoir bénéficier de sa pleine capacité juridique, l’association doit publier un avis de constitution dans le Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprise.

Cette démarche, entièrement gratuite, ne vous incombe toutefois normalement pas puisqu’il revient à la préfecture de s’en occuper au moment où elle reçoit votre dossier.

Les formalités administratives à accomplir pour gérer une association au quotidien

Assemblées, réunions, comptes, assurances… Au-delà des démarches administratives liées à sa création, une association exige également l’accomplissement d’un certain nombre de formalités régulières pour assurer son bon fonctionnement dans la durée.

Tenir des assemblées générales

Véritable rendez-vous annuel des adhérents, les assemblées générales (AG) sont essentielles à la vie démocratique d’une association et permettent de prendre des décisions majeures (élection des représentants de la structure, approbation des comptes…).

Fréquence des assemblées générales et règles à suivre

Si toutes les structures associatives ne sont en principe pas obligées de tenir d’assemblées générales, celles qui le sont doivent en tenir au moins une par an.

Mais, qu’elles y soient obligées ou non, les associations ont dans les faits tout intérêt à tenir ce genre d’assemblée afin de :

• Faire le point sur l’année écoulée.
• Décider de la politique à mener dans l’année qui suit.
• Approuver les comptes annuels.
• Nommer les représentants, le cas échéant.

Lorsque l’association décide de convoquer une AG elle doit par ailleurs le faire dans les règles et suivre un certain formalisme. Il faut notamment :

• Envoyer une convocation à tous les membres dans les délais prévus.

• Respecter le quorum (nombre minimum de membres présents/représentés).
• Prendre les décisions par vote à main levée ou à bulletin secret.

Rédiger et conserver un procès-verbal

À la fin de chaque AG, un procès-verbal (PV) doit être rédigé par le secrétaire de séance afin de relater le déroulé de cette dernière. Véritable document probant, ce PV ne répond à aucun formalisme précis mais se doit de contenir un certain nombre d’informations essentielles, telles que :

• La date, le lieu et l’ordre du jour.
• Le nombre d’adhérents présents et représentés.
• Les délibérations et résultats des votes.
• Les signatures du président et du secrétaire.

Et attention, pensez à bien conserver les PV dans un registre spécial, avec les feuilles de présence. Ils font foi en cas de litige.

Gérer la comptabilité et les finances de l’association

Bien que la loi de 1901 ne prévoit pas expressément d’obligation de tenue de comptabilité pour les associations, certaines structures peuvent toutefois s’y voir contraintes en raison de leurs caractéristiques, de leurs sources de financement ou de leur situation.

Cela concerne notamment les structures :

• Financées à plus de 50 % ou dotées de plus de 75 000 € de subventions publiques.
• Titulaires d’un agrément.
• Qui ont une mission sportive.
• Qui perçoivent plus de 153 000 € de dons et subventions.
• etc.

Qu’elles y soient obligées ou non, les associations ont cependant tout intérêt à tenir une comptabilité sincère et régulière afin de s’assurer une gestion saine et transparente de leurs finances.

Souscrire à une assurance pour l’association

L’activité d’une association peut l’exposer à certains risques susceptibles de causer des dommages physiques ou matériels à ses membres ou à des tiers. Toute structure associative a donc particulièrement intérêt à souscrire une ou plusieurs assurances pour :

• Couvrir les dommages causés aux tiers (responsabilité civile).
• Assurer les bénévoles en cas d’accident.
• Protéger les locaux et les biens de l’association.
• Rassurer les partenaires et financeurs.

Souscrire une assurance s’avère donc dans les faits quasiment indispensable puisque sans cette couverture, l’association devra payer de sa poche les éventuels dommages.

Faire évoluer ou dissoudre une association : quelles sont les démarches ?

Comme toute structure, une association loi 1901 peut être amenée à évoluer au fil du temps et à devoir modifier ses statuts, son équipe dirigeante ou même mettre fin à son existence. Il faut alors suivre certaines règles pour acter ces changements et en informer les autorités.

Modifier les statuts de l’association

Les statuts constituent les fondations d’une association et contiennent toutes les règles qui la régissent. Les modifier implique donc de respecter une procédure précise.

Toute modification statutaire (changement de nom, changement d’objet, transfert de siège social…) doit en effet être approuvée par une assemblée générale extraordinaire qui doit se réunir selon les conditions fixées par les statuts (délais, quorum, majorité qualifiée) pour voter la nouvelle version.

Une fois les nouveaux statuts signés par au moins 2 dirigeants, ils doivent alors être déclarés en préfecture sous 3 mois, avec :

• 2 exemplaires des statuts modifiés.
• 1 exemplaire du procès-verbal de l’AG.

Changer de représentants

Les membres de l’organe de direction d’une association sont élus en assemblée générale et ne détiennent leur mandat que pour une durée limitée. Les représentants de la structure sont donc potentiellement amenés à changer au cours de la vie d’une association.

Lorsque cela se produit il faut alors :

• Modifier la liste des membres du bureau.
• Rédiger un procès-verbal signé par l’ancien et le nouveau dirigeant.
• Déclarer le changement en préfecture sous 3 mois.

Bon à savoir : La déclaration en préfecture est obligatoire pour que les nouveaux dirigeants soient reconnus et puissent engager l’association. Et attention car tout oubli peut vous exposer à des sanctions financières pouvant atteindre 1 500 €.

Dissoudre une association : les étapes clés

Aussi belle et intense soit-elle l’aventure associative peut parfois arriver à son terme (de manière anticipée ou non). Quelle que soit la raison de cette dissolution, cette dernière doit alors suivre une procédure rigoureuse pour libérer l’association de ses obligations.

Décision de dissolution et procédure de liquidation

La dissolution volontaire d’une association doit être votée en AG extraordinaire, dans les conditions prévues par les statuts (quorum, majorité des 2/3 ou 3/4).

S’ensuit alors la liquidation de l’association :

1. Désignation d’un liquidateur pour clore les comptes.
2. Paiement des dettes et créanciers.
3. Affectation de l’actif net (reversement à une autre association par exemple).
4. Clôture des comptes bancaires.

Le liquidateur répartit ensuite les éventuels biens restants selon les modalités prévues dans les statuts puis établit un bilan de clôture des comptes.

Déclaration de dissolution et radiation

Une fois la liquidation terminée, vous pouvez ensuite déclarer la dissolution définitive de l’association en préfecture et faire publier un avis de dissolution au JOAFE. Bien que non obligatoire cette formalité reste toutefois fortement recommandée pour informer les tiers de la fin de l’existence de la structure.

Tout comme la déclaration de création, la dissolution peut se déclarer en ligne ou par courrier en joignant :

• Une copie du PV de dissolution.
• Le formulaire Cerfa n°13972*03.

Simplifiez les formalités de votre association avec Sofradom

Bien que peu nombreuses, les exigences formelles auxquelles est soumise une association loi 1901 peuvent s’avérer fastidieuses et chronophages à réaliser. Or, le temps que vous passez à effectuer des démarches administratives est un temps que vous ne passez pas au service de votre mission associative… Soucieux de vous permettre de vous concentrer sur votre mission associative en toute sérénité, Sofradom vous propose donc une gamme complète de services pour simplifier la gestion administrative de votre association.

Domiciliation de votre association avec Sofradom

Par solution de facilité ou par économie, beaucoup d’associations font le choix de domicilier leur siège social au domicile de l’un de leurs fondateurs.

S’il est vrai que cette solution est gratuite et s’avère particulièrement simple à mettre en place, elle n’est toutefois pas idéale (adresse peu accessible, manque de crédibilité, mélange du courrier associatif et du courrier personnel de l’hébergeur, etc.).

Pour permettre à tous les projets associatifs de pouvoir se développer dans les meilleures conditions possibles, Sofradom a donc conçu une offre de domiciliation spécialement pensée pour les associations.

À la fois pratique et peu cher (à partir de seulement 5 €) cette offre permet aux associations de bénéficier :

• D’une adresse prestigieuse qui viendra considérablement renforcer l’image et la crédibilité de votre structure.
• D’une adresse facilement accessible dans un quartier stratégique.
• D’un accueil personnalisé.
• D’un service de réception, tri et réexpédition de courrier.
• Et bien plus encore.

Options de gestion du courrier et des appels

Gérer le courrier d’une association n’est pas toujours une tâche aisée. Bien conscientes de cela et soucieuses de vous permettre de vous consacrer à 100 % à votre activité associative, les équipes de Sofradom vous proposent donc un service complet de gestion du courrier et des appels pour votre association.

• Nous réceptionnons votre courrier et vos colis et nous vous les transférons selon vos instructions.
• Nous numérisons vos documents pour vous permettre d’y avoir accès immédiatement.
• Nos équipes prennent également en charge vos appels téléphoniques et vous transfèrent tous les messages importants.

Bref, bien plus qu’une solution de domiciliation, Sofradom facilite aussi la gestion de votre association.

Location de bureaux et salles de réunion pour les associations

Si certaines associations disposent des moyens nécessaires pour louer des locaux à l’année ou les acheter, la majorité d’entre elles ne peuvent généralement pas se permettre un tel luxe.

Désireux de permettre à tous les projets associatifs de pouvoir se développer dans les meilleures conditions, Sofradom met à disposition des associations des bureaux et salles de réunions entièrement équipés, louables à la demande et adaptés à tous les budgets.

Que vous souhaitiez louer un espace pour travailler au calme ou une salle de réunion pour rassembler vos équipes, nous avons donc la solution.