Ce que vous devez retenir
- Ce qui veut dire que si vous êtes locataire de votre résidence principale et que vous souhaitez y établir le siège social de votre société, il vous faudra obtenir une autorisation écrite de votre propriétaire bailleur.
- Et pour éviter de se tromper et de perdre un temps précieux sur la réalisation de votre projet, le plus simple est de fournir à votre propriétaire un modèle d’autorisation de domiciliation pré-rempli, comme celui proposé par Sofradom.
- La démarche à suivre est exactement la même que pour la domiciliation au domicile personnel sauf qu’il faudra, en plus, fournir une attestation d’hébergement signée par l’hébergeant ainsi qu’une autorisation de domiciliation émise par le propriétaire des lieux (hébergeant ou tiers).
L’autorisation de domiciliation est un document crucial pour les entrepreneurs qui souhaitent installer le siège social de leur société dans un local d’habitation dont ils ne sont pas propriétaires.
Véritable clé de voûte des démarches administratives, l’obtention de ce précieux sésame, signé par le propriétaire, est un passage obligé pour immatriculer votre entreprise et lui conférer une existence légale.
Il est donc indispensable de comprendre comment elle fonctionne et comment la rédiger afin qu’elle ne comporte aucune erreur susceptible de remettre en cause la réalisation de votre projet.
Vous vous apprêtez à domicilier votre entreprise et vous devez obtenir une autorisation de domiciliation ? Vous voulez savoir ce qu’est ce document et comment l’obtenir ? Sofradom vous dit tout ce que vous devez savoir sur l’autorisation de domiciliation !
Qu’est-ce que l’autorisation de domiciliation ?
Une autorisation de domiciliation est un document aux termes duquel le propriétaire d’un local d’habitation donne son accord à une entreprise pour y installer son siège social. Elle atteste que le lieu choisi pour établir l’adresse de la société est conforme aux exigences légales et que le propriétaire accepte d’y héberger l’activité professionnelle.
Pierre angulaire de votre projet entrepreneurial, l’autorisation de domiciliation va bien au-delà d’une simple formalité administrative, puisqu’elle conditionne l’immatriculation de votre entreprise et peut remettre la réalisation de votre projet entrepreneurial en cause si vous ne l’obtenez pas.
C’est dire l’importance de bien anticiper cette démarche et de s’assurer de la validité de l’autorisation obtenue.
Les types d’adresses nécessitant une autorisation de domiciliation
Si l’autorisation de domiciliation est un document indispensable dans certains cas, il n’est cependant pas toujours nécessaire de l’obtenir puisque seuls les entrepreneurs qui souhaitent domicilier leur société à leur domicile personnel ou chez un tiers en auront besoin.
Domiciliation à domicile
La domiciliation à domicile consiste à établir le siège social de son entreprise à son domicile personnel.
Si cette solution séduit de nombreux entrepreneurs, particulièrement en phase de lancement d’activité, elle nécessite toutefois l’accord du propriétaire des lieux lorsque ceux-ci sont occupés au titre d’un bail d’habitation.
Ce qui veut dire que si vous êtes locataire de votre résidence principale et que vous souhaitez y établir le siège social de votre société, il vous faudra obtenir une autorisation écrite de votre propriétaire bailleur.
Pour cela vous devrez :
- Vérifier qu’aucune disposition légale ou contractuelle ne s’oppose à l’installation d’un siège social à votre domicile (règlement de copropriété, contrat de bail, loi…).
- Adresser une demande d’autorisation de domiciliation à votre bailleur (de préférence par lettre recommandée), en précisant la nature de votre activité et les éventuelles nuisances qu’elle pourrait générer.
Le propriétaire est libre d’accepter ou de refuser votre demande, mais il doit motiver sa décision par écrit.
En cas d’accord, vous devrez alors lui faire remplir une autorisation de domiciliation en veillant à ce que celle-ci contienne toutes les mentions obligatoires (les coordonnées du propriétaire, l’adresse du bien loué, la dénomination sociale de l’entreprise, la mention expresse de l’accord du propriétaire, etc.).
Et pour éviter de se tromper et de perdre un temps précieux sur la réalisation de votre projet, le plus simple est de fournir à votre propriétaire un modèle d’autorisation de domiciliation pré-rempli, comme celui proposé par Sofradom.
Domiciliation chez un tiers
Domicilier son entreprise chez un tiers (parents, oncle, cousin, ami, etc.) peut être une solution intéressante si vous êtes hébergé ou que vous souhaitez bénéficier d’avantages que votre adresse personnelle ne vous offre pas.
La démarche à suivre est exactement la même que pour la domiciliation au domicile personnel sauf qu’il faudra, en plus, fournir une attestation d’hébergement signée par l’hébergeant ainsi qu’une autorisation de domiciliation émise par le propriétaire des lieux (hébergeant ou tiers).
Dans tous les autres cas (domiciliation en centre d’affaires, en local commercial, etc), nul besoin de solliciter une autorisation de domiciliation auprès d’un propriétaire : votre contrat de location de bureau ou de poste de travail inclut généralement de facto la possibilité d’y domicilier votre société. Il vous suffit donc juste de fournir ce contrat lors de vos démarches d’immatriculation pour justifier de l’adresse de votre siège social.
Et si la non obtention de ce fameux sésame ne fait pas toujours obstacle à l’immatriculation d’une société, il est tout de même beaucoup plus avantageux de réussir à se la procurer.
Les avantages d’obtenir une autorisation de domiciliation
Au-delà de l’aspect purement légal, obtenir une autorisation de domiciliation présente de nombreux avantages pour votre entreprise. Cette attestation va en effet renforcer votre légitimité aux yeux de vos clients et partenaires, tout en simplifiant considérablement les formalités administratives à effectuer.
Légitimité et crédibilité
Disposer d’une adresse de siège social valide et officielle est un gage de professionnalisme et de sérieux pour votre entreprise.
C’est particulièrement vrai si vous optez pour une domiciliation chez un tiers qui habite à une adresse de prestige. Votre société bénéficiera alors de la notoriété et du standing de l’adresse choisie.
Simplification des formalités administratives
En plus de renforcer votre image de marque, l’autorisation de domiciliation facilite grandement vos démarches administratives.
En effet, une fois cette attestation obtenue, vous pourrez facilement immatriculer votre entreprise sur le site de l’INPI.
À défaut, l’immatriculation et la domiciliation de votre entreprise à votre domicile resteront possibles sous certaines conditions mais cette dernière sera probablement temporaire (5 ans). Cela signifie donc, qu’à terme, il vous faudra trouver une autre solution de domiciliation (local commercial, domiciliation commerciale, etc.)…
Comment obtenir une autorisation de domiciliation ?
Vous faites partie des cas concernés par l’obtention d’une autorisation de domiciliation ? Il est alors temps de passer à l’action en entamant les démarches pour l’obtenir. Pas de panique, le processus est relativement simple, à condition de respecter quelques étapes clés.
Les démarches administratives
Les démarches pour l’obtention d’une autorisation de domiciliation sont généralement plutôt simples à réaliser puisqu’elles se déroulent entre votre bailleur et vous-même.
Ce qui veut dire que vous devrez entrer en contact avec ce dernier afin de solliciter son accord et le convaincre de vous le donner le cas échéant.
Mais avant cela il vous faudra vérifier que :
- le bail, le règlement de copropriété ou la loi n’interdit pas la domiciliation d’une société à l’adresse concernée.
- l’activité prévue peut légalement être exercée dans le local.
Une fois ces vérifications effectuées, vous pourrez alors adresser une demande écrite à votre bailleur.
Ce dernier a tout à fait le droit de refuser votre demande. Vous devrez donc vous montrer convaincant pour mettre toutes les chances de votre côté.
Les critères de délivrance
La délivrance d’une autorisation de domiciliation n’est pas automatique. Pour mettre toutes les chances de votre côté, vous devrez donc veiller à rassurer votre propriétaire pour le convaincre de vous délivrer la précieuse attestation et vous assurer que votre activité :
- soit compatible avec la destination du local loué : Assurez-vous que votre bail autorise l’exercice d’une activité professionnelle. De même, vérifiez que le règlement de copropriété ne l’interdit pas expressément.
- ne génère pas de nuisances excessives pour le voisinage : Si vous recevez fréquemment des clients ou si vous stockez des marchandises, une domiciliation en immeuble résidentiel risque d’être refusée. Privilégiez plutôt une adresse en local professionnel ou en centre d’affaires.
Les obligations légales associées à l’autorisation de domiciliation
L’obtention d’une autorisation de domiciliation ne vous dispense pas de respecter certaines obligations légales. Qu’il s’agisse de vous conformer aux règlements locaux ou d’assurer le suivi administratif de votre entreprise, voici un tour d’horizon des points de vigilance à garder en tête.
Conformité aux règlements locaux
Le choix de votre lieu de domiciliation doit impérativement respecter les règles d’urbanisme et les usages locaux. Avant de finaliser votre demande d’autorisation, vous devrez donc prendre soin de vérifier :
- Le plan local d’urbanisme (PLU) : il définit les zones où l’activité professionnelle est autorisée.
- Le règlement de copropriété : il peut interdire ou limiter l’exercice d’une activité dans les parties privatives.
- Les arrêtés municipaux : ils encadrent les horaires d’ouverture, les normes de sécurité, les règles d’accessibilité, etc.
En cas de doute, n’hésitez pas à vous renseigner auprès du service urbanisme de votre mairie ou à solliciter les conseils d’un professionnel de l’immobilier d’entreprise. C’est le meilleur moyen d’éviter les mauvaises surprises et de vous assurer que votre domiciliation respecte bien les règles en vigueur.
Une fois votre siège social installé, veillez à maintenir de bonnes relations avec votre voisinage. Si votre activité génère des nuisances (bruit, va-et-vient, etc.), prenez les mesures nécessaires pour les limiter et préserver la tranquillité des lieux. C’est important pour éviter les conflits et les risques de dénonciation de votre autorisation de domiciliation.
Renouvellement et mise à jour
L’autorisation de domiciliation est en théorie valide pour une durée indéterminée à compter du moment où elle a été consentie.
Il faudra tout de même informer votre bailleur et lui demander une nouvelle autorisation de domiciliation si vous changez d’activité, de dénomination sociale ou de forme juridique afin d’assurer la continuité de votre adresse légale et éviter toute difficulté administrative.
